Einmaliger vs. budgetierter Schulaufwand — private Förderschulen
Abgrenzungskriterien für die Erstattung von Schulaufwand bei privaten Trägern staatlich anerkannter Förderschulen, mit Anwendungsfall Erstausstattung eines Arbeitsplatzes Schulsozialpädagogik.
Rechtsrahmen
- Erstattungssätze (src-bayschfg, Art. 34/34a BaySchFG): 80 % bei FS Lernen/ESE/SFZ, 100 % bei den übrigen Förderschwerpunkten; einheitlich 100 % bei Art.-34a-Opt-in (unentgeltlicher Schulbesuch).
- Verfahrenstrennung seit 2019 (src-foerderschulen-betriebsarten-finanzierung):
| Kategorie | Kriterium | Verfahren |
|---|---|---|
| Laufender Schulaufwand | laufende Kosten + Einzelanschaffungen < 5.000 € | Budgetierung (pauschal abgegolten, 12 Monatsabschläge) |
| Einmaliger Schulaufwand | Investitionen/Erstausstattungen ≥ 5.000 € | Spitzabrechnung — vorab bei der Bezirksregierung zu beantragen und zu genehmigen |
Abgrenzungskriterien in der Praxis
1. Maßnahmencharakter (Bündelungsfrage). Erreicht keine Einzelanschaffung 5.000 €, kommt einmaliger Schulaufwand nur in Betracht, wenn die Beschaffungen als eine einheitliche Erstausstattungsmaßnahme geplant und beantragt wurden (z. B. Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes für eine neu geschaffene Funktion). Gegen den Maßnahmencharakter spricht ein zerfaserter Beschaffungsverlauf (viele Lieferanten, viele Monate Abstand) — das deutet auf sukzessive Einzelanschaffungen hin, die ins Budget fallen und dann nicht zusätzlich erstattungsfähig sind.
2. Vorherige Genehmigung. Beschaffung vor Antragstellung/Genehmigung = vorzeitiger Maßnahmenbeginn → formales Anerkennungshindernis.
3. Vorfrage Stellenzuordnung (bei Personalausstattung). Arbeitsplatzausstattung ist nur notwendiger Schulaufwand, wenn die Stelle der Schule zugeordnet und staatlich bewilligt ist (z. B. Schulsozialpädagogik im Sinne des bayerischen Ausbauprogramms). Bei Jugendsozialarbeit an Schulen (JaS) ist die Jugendhilfe Kostenträger — keine Schulaufwandserstattung.
4. Abgrenzung Trägerverwaltung. Ausstattung, die primär der Verwaltung des Trägers dient, ist nie Schulaufwand (src-info-sg44-vier-saeulen-sondertatbestaende).
5. IT nicht unterrichtender Funktionen. IT-Ausstattung von Personal ohne Unterrichtseinsatz (Sekretariat, Schulsozialpädagogik) fällt nicht unter den 4-Säulen-Zuschuss (ab 2027), sondern bleibt — analog zu den Sondertatbeständen — regulärer Schulaufwand.
Anwendungsfall: Arbeitsplatz Schulsozialpädagogik (SJ 2025/26)
Geprüfte Abrechnung eines privaten Trägers (6 Rechnungen, Aug. 2025 – Apr. 2026, gesamt 5.267,29 €):
| Position | Betrag | Bewertung |
|---|---|---|
| Notebook + Dockingstation | 972,87 € | Förderfähig — Dokumentation, Berichtswesen, Elternkommunikation; im VOTUM-Preisrahmen (votum-2025-hardware-specs) |
| 2 × Monitor | 289,79 € | Förderfähig — VOTUM nennt 2× Full-HD als Standard-Arbeitsplatzkonfiguration (~150 €/Stück) |
| Handy + Hülle | 178,80 € | Grenzfall — nur mit Erforderlichkeitsbegründung (Krisenintervention, Außentermine, kein Privatgerät zumutbar); laufende Vertragskosten gesondert bewerten |
| Schreibtisch, Bürostuhl, Rollcontainer | 1.277,00 € | Förderfähig — notwendige ergonomische Grundausstattung (ArbStättV), mittleres Preissegment |
| Briefkasten | 34,95 € | Förderfähig — vertrauliche Kontaktmöglichkeit für Schüler („Kummerkasten"), fachspezifisch begründbar |
| Tisch + Schülerstühle, Rollladenschrank | 2.513,88 € | Dem Grunde nach förderfähig — Beratungsbereich gehört zum Kern schulsozialpädagogischer Arbeit; abschließbarer Schrank für Fallunterlagen datenschutzrechtlich geboten. Der Höhe nach nur mit Einzelaufstellung prüfbar |
Gesamtwürdigung: ~5.270 € für einen kompletten Arbeitsplatz inkl. Beratungsbereich entsprechen dem erforderlichen Mindestaufwand. Auch ohne den Grenzfall Handy bleibt die Maßnahme mit 5.088,49 € über der 5.000-€-Grenze.
Empfohlene Prüfschritte vor Anerkennung:
1. Bewilligung/Zuordnung der Schulsozialpädagogik-Stelle nachweisen lassen
2. Vorab-Beantragung als einmaliger Schulaufwand klären
3. Einzelaufstellung zur Möbel-Sammelrechnung + Erforderlichkeitsbegründung Handy anfordern
4. Abgrenzung zur Trägerverwaltung bestätigen
Hinweis: 5.000-€-Grenze und Vorab-Genehmigungserfordernis entstammen der dokumentierten Verwaltungspraxis; die Handhabung der Maßnahmenbündelung liegt im Ermessen der zuständigen Bezirksregierung.
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